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Caso de estudio — Vanketo

Un pedido.
Dos portales.

Vanketo fabrica cubiertas magnéticas para las ventanas de furgonetas y gestionaba sus pedidos en hojas de cálculo. Los clientes no podían ver en qué punto estaba un pedido y el equipo no tenía una herramienta hecha para su forma de trabajar. El encargo: un sistema de dos portales, diseñado desde cero y sincronizado con Shopify.

Cliente
Vanketo
Sector
eCommerce de accesorios para furgonetas
Servicios
UX/UI · Diseño de producto
Plataforma
Portales web · Sincronización con Shopify
Rol
Diseñador principal de UX/UI
El portal de clientes de Vanketo

01Contexto

Las hojas de cálculo
eran el sistema.

Los pedidos vivían en hojas de cálculo, así que los retrasos, los errores manuales y la falta de transparencia con los clientes eran parte del proceso. Los empleados no tenían herramientas para gestionar pedidos y los clientes no podían seguirlos sin escribir un email.

El trabajo empezó investigando los problemas de operar con hojas de cálculo y las necesidades de integración con Shopify, y luego mapeó 18 flujos de usuario en ambos lados, desde la creación de pedidos en el portal de empleados hasta el seguimiento de la línea de tiempo en el portal de clientes.

Una librería de más de 200 componentes en Figma (tablas, filtros, indicadores de estado y sus variantes) mantuvo la coherencia de ambos portales a medida que crecía el alcance.

Estado de un pedido de Vanketo en una laptop

Que el estado
sea visible para todos.

02Portal de clientes

Seguir el pedido
sin tener que preguntar.

Cada pedido muestra una línea de tiempo por etapas (Cutting, Sewing, Packing, On the way, Delivered) con la fecha estimada de envío, los productos, las notas y los datos del cliente en una sola pantalla. Debajo hay videos explicativos y sugerencias de accesorios, así el portal también responde la siguiente pregunta.

Seguimiento de pedidos en el portal de clientes de Vanketo

03Portal de empleados

Edición masiva, campos propios,
Shopify sincronizado.

El panel de empleados centraliza los pedidos con indicadores de estado, fechas de entrega, tipo de furgoneta y costurero asignado, filtros y rangos de fechas personalizados, y una edición masiva que reemplazó el trabajo fila por fila en hojas de cálculo. Los resúmenes de ingresos y de carga de trabajo están sobre la tabla.

Panel de empleados de Vanketo con resumen de ingresos

04Ciclo de vida del pedido

Cada estado
tiene su pantalla.

Al abrir un pedido se ven los totales, el costurero asignado, las fechas de pedido y de entrega, y una línea de tiempo con la hora de inicio de cada etapa. Los mismos estados alimentan la línea de tiempo del cliente, así ambos lados leen la misma verdad.

Panel lateral de un pedido de Vanketo con su línea de tiempo

05Operaciones

Filtros a la medida
del taller.

Los rangos de fechas personalizados, las pestañas de estado (Completed, Cancelled) y las marcas de prioridad permiten al equipo planificar la semana desde la misma tabla que usa para actualizar los pedidos.

Filtro de rango de fechas personalizado de Vanketo

06Impacto

Probado con quienes
lo usan.

Pruebas de usabilidad con cinco empleados y quince clientes antes del lanzamiento, y las cifras que Vanketo reportó después.

50%Procesamiento de pedidos más rápido
98%Clientes que siguieron un pedido sin ayuda
−40%Errores manuales tras el lanzamiento
−35%Consultas de clientes

07La voz del cliente

De la reseña en Upwork.

La reseña del proyecto “UX Designer for Customer & Employee Portal”, verificada en Upwork en mayo de 2025.

Progreso de un pedido en el portal de clientes de Vanketo
“Dylan’s work is exceptional. He’s organised, communicates clearly, and is a fantastic UX designer.”

Cliente de Upwork

Vanketo — portal para clientes y empleados · UX para SaaS · may. 2025

Reseña verificada en Upwork · 5,0

Menos emails.
Pedidos más rápidos.

El trabajo web que siguió a los portales: las páginas About, Contact, Happy Customers y Stealthy Shades bajo la marca unificada de Vanketo.

Página de reseñas de clientes del sitio web de Vanketo

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